月: 2018年9月

チャットワーク活用術 Vol.7
ーGMA流組織活性化ノウハウ大公開ー

【ルーティンリマインドチャット】を作る。

経費精算や請求書の発行、売上集計入力など
毎週であったり、毎月であったり
会社によって様々なルーティング業務があると思います。

総務や管理職の方は、社内アナウンスが大変です。

「もうすぐ月末なので、売上の入力お願いします！」
「経費精算の入力は25日までですよー！」
「顧客への請求書の発行忘れはないですか？」

このように毎週や毎月、同じような社内アナウンスがある場合
チャットワークを改造することで（APIを使ったシステム開発）
予め設定したメッセージを希望の日時に自動で送信が可能になります。
一度設定すれば、後は毎週や毎月、自動で配信が続きます。

活用方法は様々です。

・営業進捗報告のリマインド（先週の営業進捗のアップロードはお済みですか？等）
・アイデアの引き出しリマインド（売上アップ、経費削減アイデアはありますか？等）
・今月の名刺管理のリマインド（今月の名刺の登録はお済みですか？等）
・タスクチェックタイミングのリマインド（今週のタスク整理はいかがですか？等）
・掃除当番のリマインド（木曜日は、●●の掃除をしましょう！等）
・理念の浸透（●●を活かし、地域に対して貢献できたことは何ですか？等）
・方針の浸透（●●の方針についての近況はいかがですか？等）
・行動指針の浸透（最近、特に喜んでいただけたことは何ですか？等）
・顧客への定期的なチャット連絡（●●様、今月の入力は完了されていますか？等）

自動化すればミスも減り、ラクになる！
これは良さそうだ！という内容がありましたら
お気軽にご相談ください。

チャットワーク活用術 Vol.6
ーGMA流組織活性化ノウハウ大公開ー

【顧客毎のチャット】を作る。

チャットワークは、顧客に使っていただくことで
非常にスムーズに顧客をサポートできますし
仕事もスピーディーに進むため、とても良いことなのですが
そんな中、よくあるミスとして

「顧客が存在するチャットで、社内向けの会話をしてしまった」
というのがあります。

顧客の悪口とかは論外ですが、社内用の会話が
顧客に見えてしまっては、とても恥ずかしいです。

そこで、グループチャット名に工夫をします。

１つ目は顧客が入っているグループについては
[【株式会社サンプル様】サービス提供チャット ]

２つ目は顧客は入っていないが、その顧客について話し合う
[【社内／株式会社サンプル様】サービス提供チャット ]

というように二種類のグループチャットを作ります。

※サービス提供チャットの部分は自由に変えてください。

それだけで、1つ目は顧客とのグループチャット
２つ目は顧客について話し合う社内チャットということが
シンプルに理解でき、ミスが最小限に抑えられます。

顧客とチャットワークでつながっている場合は
ぜひ顧客毎に２つのチャットを作ることを
試してみてください。便利になりますよ。

チャットワーク活用術 Vol.5
ーGMA流組織活性化ノウハウ大公開ー

【個人の報連相チャット】を作る。

チャットをしていると、大人数のグループでは
発言する人が決まってくる感じがありますよね。

部長がいるチャットでは、恐れ多くて
なかなか自分なんかがメッセージを書けない…
そう思っている若手は意外と多そうです。

他人のテリトリーの邪魔をしているような気がして
なかなかメッセージが書けないというのは
ベテランの方にもあったりします。

そこで、気軽にチャットで報連相が出来る
【個人の報連相チャット】を作ることをオススメします。

運用方法は簡単

・個人名が入ったグループを作ります。
　例【加藤利彦の報連相チャット】
・仕事に関連することを自由に発言できるルールにします。
・同じ部署やチームの人をチャットに入ってもらいます
・発言は、本人以外にも、本人に用がある人の発言もOK
・とにかく本人のためのチャットです。

そうすると、本人のテリトリーなので
遠慮せず色々と書きやすくなります。

コミュニケーションが円滑化するのはもちろん
チームワークがよくなるきっかけにもなるので
課題解決や仕事の進むスピードが上がりやすいです。
悩みや不安など、事前にキャッチアップすることにも
つながっていきます。

ぜひトライしてみてください。

チャットワーク活用術 Vol.4
ーGMA流組織活性化ノウハウ大公開ー

【写真共有チャット】を作る。

今回はとってもライトな内容なのですが
チャットというデジタルメッセージって
どうしてもサラッとしていて
お互いが人間であることを
少し忘れてしまいそうになることも
あるのではないかと思います。

お仕事に関わる人は、全員人間です。
その臨場感って大切にしたいと思います。

そこで【写真共有チャット】を作ります。
拠点などが多い場合も全拠点含めて運用します。

運用方法は簡単

・お祝い事
・飲み会
・白熱した会議
・イベント
・いただいたお土産
・参加しているセミナー
・お客様とご一緒している様子

などなど、これらの写真をアップします。
説明があった方がいい場合は
写真の説明を一言添えます。

すると不思議！臨場感が伝わります。
楽しい話題も増えます。
一緒に働いている仲間意識も向上。

ぜひ楽しんでトライしてみてください。

チャットワーク活用術 Vol.3
ーGMA流組織活性化ノウハウ大公開ー

【行動指針チャット】や【クレドチャット】を作る。

理念浸透は大切ですが
ああせい！こうせい！唱和せい！では浸透は難しいです。
そこで、チャットワークのAPIを活用して
自動で定期的に行動指針やクレドについて
メッセージを流してくれるチャットを作ります。

多少の費用が必要になりますが
目に見えない「理念浸透」に効果的です。

そしてメッセージの内容は
「●●しましょう」「●●であるべき」等の
メッセージですとうんざりしてしまうので
質問形式にします。
例えば、お客様に喜んでもらうことが大切なら
「最近、お客様に喜んでもらえたことは何ですか？」と
出来たことを聞いてくる質問形式にします。
すると人間って不思議ですが
質問されると考えてしまいます。

定期的に行動指針やクレドに関する質問が
チャットに流れてくることで
行動指針やクレドについて考えたり
出来たことについて振り返り
小さな成功体験を自分で積むことで
それが習慣となり浸透していきます。

簡単なシステム開発が必要なので
自社で実装できない場合は
お気軽にご相談ください。
メッセージの内容についても
一緒に考えてみたいです。

それでは、ぜひトライしてみてください。

チャットワーク活用術 Vol.2
ーGMA流組織活性化ノウハウ大公開ー

【お客様の喜びの声チャット】を作る。

次から次に仕事をこなし
ハードワークが続くと、ついつい自分の仕事は
社会の何につながっているのか？と
不安になることがありますよね。
そこで活躍するのが【お客様の喜びの声チャット】です。

みんながポジティブでハッピーになる
いつ見ても嬉しいチャットです。

運用方法は簡単！
【お客様の喜びの声チャット】を作って
お客様に喜んでいただけたことを書くだけ
お客様に喜んでもらえたことをみんなで喜ぶ。
ただそれだけなのですが副次効果も良い感じです。

・離れているスタッフの頑張っている様子が分かる
・喜んでもらえた事例集として皆で共有できる
・見るのが楽しみになる
・もっと喜んでもらいたい気持ちになる
・仕事のやり甲斐が増す
・仕事の意味が深まる

という感じです。
ぜひぜひトライしてみて
お客様の喜びの声を集めて欲しいです。

チャットワーク活用術 Vol.1
ーGMA流組織活性化ノウハウ大公開ー

【社長が考えていることチャット】を作る。

社長は四六時中お仕事の事で頭がいっぱい
それを全部共有することは不可能ですが
共有しなさすぎると社長の考えていることが分からず
会社がどこに向かっていくのかも見えづらくなります。

そこで、社長による「つぶやき」が流れる
【社長が考えていることチャット】を作り
下記の8項目に該当する内容について
短くて良いのでつぶやきます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
①誰に会ったのか、どう思ったのか
②共感したWeb上の記事
③仕事に関するニュースへの感想
④最近よく考えていること
⑤セミナーや勉強会に参加して勉強になった内容
⑥気になっている予定
⑦上手くいっていること
⑧自分の考え方の変化
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

すると社長の行動と思考のプロセスが
だんだんと現場からも見えてきます。

「3ヶ月前に●●さんと出会って
2ヶ月前に●●セミナーに参加して感銘を受けて
1ヶ月前に●●さんと協業の相談をして
だから、社長は今後こういう方向に進むことを
考えているんだろうな」

というようにプロセスが見えることで
先読みが出来るようになります。
ですので、社長がやりたいことに対する
現場の納得度も上がりますし
現場からすると社長の考えが見えることで
分からないというストレスが軽減されます。

ぜひトライしてもらいたいのですが
1点だけ注意点があります。

それは、社長が考えていることチャットを
物事を決める場にしないということです。
考えていることチャットはあくまで考えていることで
何かを決めるためのチャットではありません。
ですので、社長以外は発言しないことをオススメします。
議論がはじまってしまうと物事が決まる流れになり
社内政治的な力が働いて、ヒヤヒヤする内容に
なってしまうためです。

チャットワークはグループチャットの設定で
メンバーのメッセージ送信の権限を
無くすことが出来ますので
それを活用しても良いでしょう。

それでは、ぜひトライしてみてください。